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応募者を逃さない!応募者への対応・面接のポイント - 履歴書管理

公開日:2014/09/10

預かった履歴書はどうしたら良いですか?

アルバイトの募集をかけ、多数の応募があり、無事に採用する人材も決まりました。選考に使用した履歴書は、採用・不採用に関わらず保管した方が良いですか?個人情報の問題もあるので、適切に処分したいのですが…。

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本人に返却するか廃棄することが望ましいでしょう。

履歴書は個人情報

履歴書には、氏名や住所など、様々な個人情報が記載されています。よって、保存期間や返却・廃棄方法に法の規定がなくとも、個人情報保護の観点から、取り扱いには十分注意が必要です。また、採用・不採用にかかわらず、目的達成に必要な範囲内で収集・保管・使用しなければなりません。
以上のことから、採用活動が終わって個人情報の利用目的が達成されたのであれば、理由がない限り履歴書は本人へ返却するか破棄したほうが良いでしょう。

第三者への流出を避ける

返却と破棄、どちらにしても募集要項や不採用通知などで応募時の書類の取り扱いを本人に通知すること、また、破棄する場合にはシュレッダーにかけるなどして第三者に利用されないようにすることが重要です。

[参考]
労働基準法109条では、労働関係にかかる書類の保存期間について「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」とされています。
しかし、労働基準法109条にある「雇入」に関する書類とは、雇入通知書・労働条件通知書など、雇い入れに関する直接的な書類をいい、履歴書のような採用の選考資料は含まれないと考えられていることから、履歴書に関して法的な保存義務はないといえます。また、履歴書の返却・廃棄の方法についても法的な取り決めはありません。

回答:ツナグ働き方研究所

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