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応募者を逃さない!応募者への対応・面接のポイント - 履歴書管理

公開日:2014/09/10

不採用にした応募者の履歴書は返却する必要がありますか?

アルバイトの採用が決定し、採用活動が終了しました。手元には不採用者の履歴書もありますが、これらの適切な取扱いについて教えてください。返却はコストがかかるので、可能ならばこちらで処分したいと思います。

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必ずしも返却する必要はありません。

事前の明示が必須

しかし、返却しない場合には、募集要項や面接の際などに、あらかじめその旨を応募者に明示して了解を得ておく必要があります。さらに、取り扱いには十分注意してください。一定の保存期間をもって廃棄処分されるかと思いますが、その期間や廃棄方法、廃棄の確認など、一連の手続きをマニュアル化し、関係者で共有しておくと良いでしょう。

個人情報保護の観点から、近年は応募書類の返却を求める応募者が増えています。
履歴書は可能な限り返却し、返却できない場合には責任を持って管理・廃棄するようにしましょう。

個人情報漏えいトラブルにはくれぐれも注意を

なお、これまでに起きた個人情報漏えいトラブルのほとんどは、人為的な理由によるものです。個人情報管理の責任者を定めることは有効ですが、同時に業務に関わる複数の関係者が管理状況などを共有できるよう、社内確認・チェック体制を整えておくことも大切です。

回答:ツナグ働き方研究所

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