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応募者を逃さない!応募者への対応・面接のポイント - 採用手続き

公開日:2014/11/01

採用したらどんな手続きが必要ですか?

アルバイトの採用が決定しました。採用者に提出してもらうべき書類などにはどんなものがありますか?身元のはっきりした健康な人であることを確認したいので、既往歴を訊いたり、住民票の提出を求めたりしても良いですか?

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労働契約書と同時に誓約書と身元保証書を提出

アルバイトを採用する場合、通常は労働契約書と同時に誓約書と身元保証書を提出してもらいます。特に身元保証書はすべての従業員について提出してもらうことが求められます。 身元保証書の提出は、募集要項などに記載し、応募者に事前に通達しておくのが望ましいでしょう(※Q 採用にあたり、誓約書・身元保証誓約書を提出させても良いですか? 参照)。

身元保証人の責任とは

身元保証人は、労働者が直接、または間接労働によって会社に与えた損害に対して責任を負います。
しかし、身元保証に関する法律では、身元保証人が労働者に対して責任を負う期間は、期間の定めがない時は3年、あるときも最長5年とされています。また、以下の2つのような事実を知ったときは、身元保証契約を将来に向かって解除し、責任を回避することができます。つまり、身元保証人の責任負担は永久的ではないので、注意が必要です。

(1)被用者(労働者)に業務上不適任または不誠実な事績があって、このために身元保証人の責任問題を引き起こすおそれがあることを知ったとき
(2)被用者(労働者)の任務または任地を変更したために、身元保証人の責任が重くなったり、監督することを困難にしたとき

秘密保持に関する誓約書も

最近では情報漏えい防止の観点から、通常の誓約書に加えて秘密保持に関する誓約書を作成することが多くなっています。通常は入社時に作成すれば事足りますが、場合によっては退職の際にも再度作成することがあります。

提出書類の注意点

採用者に提出してもらう免許証や資格証明書などは、偽造防止のため、コピーの提出のみではなく、原本も提示してもらいましょう。また、労働基準法関係の通達では「画一的に住民票の写しなどを提出させてはならない」としており、必要に応じて提示を求め、速やかに返却することを求めています。 業務上必須な資格取得のため、などという場合でない限り、住民票の提出は避けたほうが良いでしょう。住所等などについて公的な証明を得たい場合は、住民票に記載してある事実と相違がないかを市役所などに証明してもらう「住民票記載事項証明書」を活用する方法もあります。

採用者の既往歴や通院歴を確認したい場合

使用者にはどのような人材を雇うのかを自由に決定することができます(採用の自由)。採用の自由を保証するために、調査の自由も認められています。 ただし、既往歴や通院歴は非常にセンシティブな個人情報であるため、訊き方によっては採用者が不信感を抱いてしまう恐れもあります。本人の意思でそれを申告しないこともできる形で、既往歴や通院歴を確認するようにするとよいでしょう。

回答:ツナグ働き方研究所

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