これだけは知っておきたい!アルバイト・パート関連 労務・法律知恵袋

就業規則・個人情報

公開日:2014/09/24

個人情報保護

たとえばアルバイト採用面接で不合格となった応募者の応募書類(履歴書等)は個人情報の一つです。これらの処理の方法を一歩間違えてしまうと大変なことになることは容易に想像できると思います。どのように扱うのがより良いのか考えてみましょう。

いつまでも保管していることは漏洩の元になる

個人情報保護法とは、読んで字のごとし「個人情報」を保護するための法律です。個人情報保護法の成立を受け、経済産業省は「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」において、法案で使われている用語(例:個人情報、個人データ、保有個人データなど)や、安全管理の具体的な例を公開しています。

■参考リンク
経済産業省「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」

例えば、書類選考で不採用とした者の書類についていつまで保管すべきか、会社によっては膨大な量となるためその取扱いに困ることがあるでしょう。この不採用者の情報については個人情報保護法の個人情報に該当するため、いつまでも保管していることで目的外の利用や漏洩のリスクを伴うおそれがあります。

これらの書類の取扱いについては、厚生労働省より「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン:事例集」が出されており、以下の点に留意することが望まれています。

採用者の個人情報など、採用活動の上で必要とされなくなった情報については、写しも含め、その時点で返却、破棄又は削除を適切かつ確実に行うことが求められる。仮に利用目的達成後も保管する状態が続く場合には、目的外利用は許されておらず、また、その後も継続して安全管理措置を講じなければならない。
特に不採用となった者の書類については、採用となった者の書類に比べその保護が不十分になることが懸念されます。そのため不要となった書類については、早めに返却するか破棄し、確実に処理していくことが求められます。また採用応募者が多く書類の返却が難しい場合については、求人募集の中で返却しない旨を記載しておくことで、スムーズに対応することが可能になるでしょう。

また、就業初日に向けて、入社するアルバイト・パートの情報を既存の従業員へ伝える場合には、入社予定者に対して、個人情報収集同意書などに合意をいただいた上で、行うようにしましょう。

中川公認会計士税理士事務所

中川公認会計士税理士事務所

平成17年開設、公認会計士・税理士・社会保険労務士など各分野の専門家が在籍し、会社設立業務・税務代理業務から株式公開支援業務・事業承継サポートまで幅広くお手伝いさせていただいています。経営革新等支援機関に認定され融資にも強い実績があります。
また、業務規則作成業務や各種規則見直しなどの労務関係の提案・助成金申請代行業務など幅広く関与させていただき、常に「お客様目線でサービスできる会計事務所」を心がけております。お気軽にご相談ください。 (中川公認会計士税理士事務所ホームページ

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